EN
Dokumendikastide kasutamise eelised kontoriteeninduses
Turvalised dokumendihoidlusüsteemid
Failikapid hoiavad tundlikke dokumente turvaliselt ja takistavad ebasoovitud juurdepääsu olulistele asjadele. Enamik kvaliteetseid failikappe on tänapäeval varustatud lukkudega, mis on ettevõtete jaoks peaaegu kohustuslik, et järgida eriandmeseadusi, sealhulgas GDPR nõudeid. Uuringud on korduvalt näidanud, et korralikult korraldatud asjad mõjutavad oluliselt töökeskkonna efektiivsust. Üks uuring leidis, et töötajad kulutavad 30 protsenti vähem aega dokumentide otsimisele, kui kõik on õigesti kappides ladustatud, mitte laiali laual või määrdu all.
Ruumi kasutuse efektiivsuseta metallevaatkastidega
Teraskappide paigaldamine on suurepärane võimalus ruumi säästmiseks, kuna need kasutavad ära vertikaalse ruumi. Kuna neid üksusi saab kõrvale panna, saavad kontorid kujundada oma ladustusseadmeid ruumi arhitektuuri järgi, mis on eriti kasulik kitsastes kohtades, kus iga tolli loeb. Kui töötajatel ei ole vaja päevast päeva võidelda kirjutuslaua ruumi eest ega otsida segastest saapastest, jääb moraal kõrgemaks ja ülesanded valmivad kiiremini. Seetõttu ei ole sobiva dokumentide hoidmise süsteemi valik lihtsalt korralduse küsimus, vaid see mõjutab otseselt inimeste tööviljakust.
Teravistikasti kestlikkus
Teraskappidel on main kaua aega vastupidavaks, kui nendega õigesti hooldada. Enamasti kestavad need umbes 20 aastat enne kui vajuvad vahetamist, mis on võrreldes teiste materjalidega üsna muljetavaldav. Mis teeb nendest kappidest nii tugevaks? Nende tugevad teraskonstruktsioonid vastavad igapäevastele kriimustustele ja kriimustustele, mis hävitaksid odavamad alternatiivid. Ettevõtetele, kes on huvitatud pikaajalisest ladustusvajadusest, tähendab see aja jooksul vähem vahetusi. Ka tootjad kinnitavad seda – paljud pakuvad pikendatud garantiisid, sest nad teavad, et nende tooted vastavad aja jooksul. Lõppude lõpuks on see lihtne matemaatika: kuigi algkulu võib olla kõrgem kui plast- või puuvõimalused, säästavad teraskapid siiski raha pikemas perspektiivis, kuna kontorid ei pea pidevalt kahjustatud ladustusseadmeid vahetama.
Õige büroo dokumentikasti valimine
Vertikaalne või horisontaalne kasti seadistus
Vertikaalsete ja horisontaalsete kappide valik on oluline, kui soovime, et kontorid sujuvalt töötaksid. Vertikaalsed kapid sobivad paremini kohtadesse, kus põrandapind on piiratud, kuna nad hõivavad kokku vähem ruumi. Need on suurepärased valikud, kui ruumala on piiratud, kuigi horisontaalsete kappide puhul on failidele pääs palju kiirem, mistõttu sobivad nad paremini suurtesse avatud ruumidesse, mida me nüüd igal pool näeme. Mõned uuringud on näidanud, et õige otsuse tegemine võib tegelikult suurendada töötajate tootlikkust kuni 15%. Ruumi hõivatavuse ja selle, kuidas hõlpsasti leida vajalikku, vahelise tasakaalu leidmine on kõik, mis erinevuse teeb korraliku kontori hoidmisel ilma, et see kõiki meid ära näksiks.
Liikuvate arhiivikastide eelised
Rulluvad failikappid toovad tõelise paindlikkuse kontoriruumidesse, võimaldades hõlpsasti asju vajadusel liigutada. Ratastega varustatuna liiguvad need kappid lihtsalt põranda peal ümber tööruumis, kus iganes neid vajatakse, nii et inimesed saavad hõlpsasti kätte, mida vajavad. Hiljutine küsitlus leidis, et umbes 7 von 10 kontoritöötajast eelistab tõesti mobiilseid ladustusvõimalusi, sest see teeb igapäevaelu lihtsamaks. Selline tagasiside näitab, et turu on kindlasti olemas selliste failisüsteemide järele, mis inimesi ei piira. Tänapäevaste kontorite jaoks, mis soovivad jääda paindlikuks, tasub investeerida mobiilsetesse ladustuslahendustesse, mis toovad suurepärase tasuvuse töövoogude tõhususe ja üldise korralduse seisukohalt.
Materjalide kaalutlused: metall vs. komposiid
Valides metall- ja komposiitfailikappide vahel, jäävad ettevõtted sageli kinni dilemma vahele, et soovida midagi, mis kestaks igavesti, ja midagi, mis hästi välja näeks kontoriruumis. Metallkappide osas on kindlasti paremad vastupidavus ja tulekindlus, mis on oluline, kui need failid sisaldavad tundlikke andmeid. Need metallkotid suudavad vastu pidada kõigele, ilma et näitaks kahjustusi. Komposiitkappid on siiski kergemad, mistõttu sobivad paremini kontoritesse, kus stiil on olulisem kui lihtne tugevus. Õige materjali valik sõltub suurel määral sellest, millist tüüpi dokumente on vaja hoida ja kui tõsine ettevõte soovib olla. Mõned kontorid valivad metalli lihtsalt sellepärast, et soovivad olla kindlad, et nende dokumentid jäävad hädaolukordades terveks.
Teie Metallfailikotti Kasutuse Optimeerimine
Tõhusad Kategoriseerimisstrateegiad
Hea kategooriasüsteem muudab tõesti kõike, kui dokumente hallatakse metallkappides. Paberite sortimine klientide nimede, projektide tüüpide või kuupäevade järgi vähendab tunduvalt aega, mida inimesed kulutavad asjade otsimisele. Enamik kontoreid leiab, et vähemalt iga paar kuue kuu tagant oma arhiividokumendid kontrollides, saab vältida täiesti täis põkside tekkimist ja hoida kõike sujuvalt käimas. Tööstuse eksperdid soovitavad üldiselt kategooriaid üle vaadata umbes kaks korda aastas, et kõik hästi toimiks. Kui ettevõtted tegelikult aega kulutavad ja oma süsteemi üle vaatavad, saavad nad paremini hakkama siseneva dokumenditasemega ja kohaneda, kui muutuvad äriprioriteedid. Tulemus? Vähem raisatud aega, et otsida faile rahvarohketel päevadel, ja tõhusama kontoriruumi kasutus üldiselt.
Siltistussüsteemid kiireka juurdepääsuks
Head labeldamissüsteemid vähendavad dokumentatsiooni hulgas vajaliku asja otsimise ja segaduse. Värvikoodi kasutamine aitab suurel määral kiiret tuvastamist, muutes oluliste dokumentide leidmise palju lihtsamaks. Parimad sildid on lihtsad ja järgivad kõikides dokumentides samu reegleid, et inimesed teaksid kohe, kus otsida. Uuringud näitavad, et õige labeldamine võib vähendada otsimise aega umbes 20 protsenti, sõltuvalt sellest, kui hästi asjad juba korraldatud on. Peale selle, et asi välja näeb korralikult, aitab mõistlik labeldamine pikemas perspektiivis säästa aega ja raha ning hoiab meie dokumentatsiooni süsteemi toimivana, mitte takistusena igapäevaste operatsioonide juures.
Parimad tavasid kaalutöö jaotamiseks
Metallkappi kaalusseadmine on oluline nii ohutuse kui ka vastupidavuse seisukohalt. Jaotage kaal ühtlaselt kõigi saapte kaudu, et vältida ümberkukkumist ja liigset kulumist. Hoidke kõige sagedamini kasutatavaid faile ülemistes saaptes, kuna see vähendab seljavalu tekkimise ohtu ja kiirendab dokumentide leidmist. Tööergonoomikaspetsialistid soovitavad hoida saapi sisuldatust mõõdukas tasemel, et vältida vigastusi raske tõstmise tõttu. Selliste soovituste järgimine aitab hoida kontorit korralikuna ja õnnetustevabana ning tagab metallkappide usaldusväärsed tööd mitmeteks aastateks.
Hoiuste hooldusnäited pikaeluks
Metallpindade õige hooldamine
Metallpindade puht hoidmine aitab vältida rooste teket ja hoiab neid kontorikappide heas seisus. Kui rääkime tavapärasest hooldusest, siis kõige paremini sobivad selleks sobivad puhastusvahendid, mis ei kahjusta pindi katkemiseks. Igalpäevaseks pühkimiseks kasutage pigem mikrokiudkampi kui paberitaleteid, mis võivad pinda kriimustada. Need kampid koguvad mustust tõhusalt ja ei jääta pärast puhastamist villu ega jääki. Tõsi on, et iga nädal veidi aega kulutades nende kappide kiireks puhastamiseks läheb kaugele. Oleme näinud juhtumeid, kus kontorid, mis järguvad sellele režiimile, leidsid, et nende metallkappide eluiga on kaks korda pikem kui neil, kes ignoreerisid neid täielikult. Selline eluiga muudab kogu jõupingutuse täiesti tasuvaks, kui arvestada tulevaseid asenduskulusid.
Rajude mehaanikate õli
Igakse määrduvusega saab tagada, et kontorikappide sahtlid töötaksid sujuvalt ja probleemideta. Kõige paremini sobib selleks silikooni spetsiaalne määrdu, mis vähendab liikuvate osade hõõrdumist ja takistab tolmukonna teket, mis võib hiljem probleeme tekitada. Uuringud näitavad, et kui inimesed hoolitsevad sahtlite eest korralikult, siis need kestavad umbes 30% kauem kui hooletult jäänud sahtlid. Ja tõepoolest, keegi ei taha, et olulised dokumendid jääksid kinni sellepärast, et keegi unustas teostada tavapäraseid hooldustöid. Väike hoolivus läheb kaugele, et pikendada nende metallkondrite kasutusaega, kellest me kõik igapäevaselt sõltume.
Kiirealt lahendatud väiksemad parandused
Väikeste probleemide ennetav parandamine enne suuremaks kriisiks muutmist aitab säästa raha tulevikus ja hoidab kallid vahetuskulud eest. Regulaarsete kontrollide tegemine aitab tuvastada probleemseid kohti juba alguses, nii et liikuvad failikapid paiknevad funktsionaalsena aastaid ja ei laguneks ootamatult. Mitmete kontoritarbe tootjate hooldusaruannete kohaselt suudavad ettevõtted, kes järguvad regulaarsele hoolduskavale, vähendada oma asenduskulusid umbes 25 protsenti võrreldes nendega, kes ootavad kuni midagi katkub. Selliste hooldusülesannete regulaarne tegemine tähendab vähem katkestusi igapäevaste operatsioonide käigus ja laiemalt kontori mööbli kasutusaja pikendamist. Paljud hoonete juhtimise vastutajad mainivad, et seadmete eluea pikendamisel on märgatav erinevus, kui lihtsad kuukohased kontrollid muutuvad osaks tavapärasest operatiivkavast.
Tulevased trendid büroohoiumehhodite valdkonnas
Ärge märgata lukemehhanisme
Tehnoloogia on toonud kaasa nutikad lukud kontoriruumide hoiule, mis pakuvad paremat kaitset ja samal ajal hõlbustavad töötajate elu. Need kaasaegsed lukud sobivad hästi ettevõtete olemasolevate juurdepääsukontrollisüsteemidega, seega jäävad olulised dokumendid turvaliselt edasi arenenud turvafunktsioonide taha. Paljud kontorid pööravad nüüdseks rohkem tähelepanu asjade säilitamisele turvalisena. Mõned sektoriaruanded viitavad sellele, et järgnevatel aastatel võib iga kolmanda uue failikappi varustada nutikate tehnoloogiatega. Kuigi see kõlub lubavalt, ei pruugi kõik ettevõtted kohe liituda kulude ja vanema seadmega ühilduvuse probleemide tõttu.
Moodulkaunistead
Kontoriruumid läbivad suurt muutust tänu moodulmoodi kappide süsteemidele, mis pakuvad midagi, millest traditsioonilised mööblid ei saa võrrelda paindlikkusega. Ettevõtted hindavad neid ladustuslahendusi, kuna neid saab hõlusan ümber paigutada ja kohandada iga kord, kui äri vajadused muutuvad. Mõelge kiiresti kasvavatele algatustele või ettevõtetele, kellel on vaja kiiresti ümber korraldada osakonnad ilma kuludega uue mööbliga. Turu-uuringufirmade andmetel on mooduldisaini müük hüpata viimastel aastatel umbes 40%. Tegelikult näeme siin põhimõttelist muutust töökoha mõtlemises. Staatiliste paigutuste asemel on tänapäevaste kontorite mööblis nüüd mööbel, mis kohaneb muutuvate töövoogudega. See tähendab, et ettevõtted kulutavad vähem aega muretsedes ladustusprobleemide pärast ja rohkem aega keskenduvad sellele, mis on oluline töötajate rahulolu ja meeskonnatöö jaoks.
Keskkonnasõbralikud tootmistavad
Rohevalmistamise tehnikad hakkavad üha sagedasemalt ilmuma nendes metallist kappides, mida kõik kontorites vajame. Kuna inimesed soovivad nüüd rohkem rohelisi asju, on kappide valmistajad hakanud kasutama protsessi, mis ei kahjusta nii palju keskkonda. Hiljuti läbiviidud uuringust selgus, et ligikaudu 60 protsenti inimestest eelistab tegelikult ostma asju, mis on valmistatud jätkusuutlikult, mis ei ole üllatav, arvestades, kui palju jäätmeid tekitab tavapärane tootmine. Tööstuse ekspertide arvates võib see rohetrend kasvada järgneva kümne aasta jooksul peaaegu kaks korda suuremaks, muutes täielikult seda, kuidas kontorimööblit müüakse, kuna nii ettevõtted kui ka ostjad hoolitsevad tänapäeval rohkem keskkonnasäästlikkuse eest. Ettevõtted, mis siirduvad nendesse rohkematesse alternatiividesse, aitavad kaitsta meie maailma ilma kvaliteedi ohverdamiseta, lisaks hoiavad nad lihtsalt sammu kliendi soovidega seoses oma kontoriseadmete suhtes tänapäeval.