Tryggja: Verður að vernda öryggi skjalagagna þína

Af hverju skjalsöfn eru mikilvæg fyrir öryggi

Að verja fyrir fysískar truok

Skjalasafnar spila aðalhlutverk í að verna mikið við fylgjusvið sem er í brottum frá fysískum truoku, eins og þjófsemi, uppróf og náttúruvopn. Með því að hraðstæði sker eftir 26 sekúndum í Bandaríkjum, auðkenningin á starfsvörunum að verja gildar eignir og gögn viðskiftamanna er sterkari en fyrr. Sækjaningur í öruggt geymsluþjónustu minnkar riskan af mikilvægri skaða sem getur komið fram úr óskaðum upplýsingum. Hæk quality skjalasafnar bjóða sterkt forvaran fyrir fysískar truoku, tryggjandi heilsu fyrir bæði persónuleg og viðskiptagildi.

Lækking á eld- og vatnskadaverð

Það er aukin mikilvægur af eldurvarnaríkjum við þessari almenningu á eldarskoti í starfsvöllum, með yfir 100.000 tilvik skráð árlega um öll S.A. Skjalríkjum útbúin með eldurvarnarferli geta verið viðbót fyrir gildandi skjöl á þessum nákvæmum tíma, meðan þau halda áfram í háar gerðir um nokkrar klukkustundir. Í lagi við vatnsskoti eru einnig mikilvægar umstæðir eins og brot á rørum eða flóðun. Skjalríkjum borga fyrir óvænt vatnsfærslu, vissulega að grunnverandi skjöl muni ekki taka skaða. Þeirra kraftur til að standa báðum eldi og vatnsskoti gerir þá óhæfnilegan tryggingaraðgerð.

Forðast óheilt aðgang að kynnisgrunnskýrslum

Vernd á viðeigum skjölum með því að nota trygga skráarsafnar vörum óheyrsla aðgang, þannig að varast riði af mikilvægri upplýsinga. Nútíma skjalasafnar eru úrbúin með frumvarplegu lokunarverkfærum sem hagnað við lögreglu um tryggingarviðskipta, forðast allar brotunir vegna óheyrslu aðfara. Nýjar rannsóknir hafa sýnt að brotulag við gögn kosta milljónir af orðum í botn og tap átraustu viðskiptavinanna, bætt á þörfina fyrir sterka tryggingalösungar. Með því að vernda viðeigum skrám í treystilegum safnum geta fjármálsgreinar lækkað riskan sem tengd er við óheyrslu aðgang, verndandi bæði eignir og nafnsefi sínu.

Gerðir afskriftaverndalausna

Eldstígur Safnar samanburður við venjulegar metalaðilar

Þegar við athugum skjalasvið, bjúgast safnar með eldvarnirum stórum fyrirþykki um samanburð við venjuleg metalaðilar. Safnar með eldvarnirum eru sérstaklega útbýggðir til að móta háarhitum og verða þess vegna góðir vörnarmenn fyrir skjöl í eldssvivum. Út frá venjulegum metalaðilum, sem bjóða upp á grunnvörn, innihalda safnar með eldvarnirum frekari lag af varmingu og lokaforritum sem bæta vörnaraðgerðum. Gögnum sem stuttast á framkvæmdina sýnir að safnar með eldvarnirum geti haldið úti gegn ytri hiti yfir 927°C (eða 1700°F) um meira en klukkustund, tryggja þannig að mikilvægum skjölum standi óskapað. Sama sterk vörn er mikilvæg, sérstaklega í starfsstofum þar sem hættaleiki eldarskadanna er algengur.

Ferilegar skjalasafnar fyrir smekkjanlegan geymslu

Ferileg skráarskráin er frábær lausn fyrir samræmda geymslu skjala, með því að leyfa notendum að hækka ákvörðuð flytja skrár um hversu stofu. Til boðs í margföldum stærðum og stillingum geta þessar skráarskrár uppfyllt sundurfarinnar þarfir útlags fyrir starfsvöru, gerðar þannig að þær verði fleifileg valmöguleiki fyrir hvaða starfsvöru sem er. Ferilegar skráarskrár gagnast ekki aðeins við vel röðuða skráarkerfi en hjálpa einnig að fljótt komast að skjalum, með því að besta notkun á vefja til staðar. Með því að nota ferilegar geymslusamninga geta fyrirtæki brottnar við breytistöku þarfir og einfaldað öflugleika sín, þannig að bæta alls konar nákvæmni.

Hátryggja læsinngakerfi samanburður

Lásamkörin í nútíma skjalasafnunum hafa breytt sig ákveðið, með tækifæri frá einföldum lyklalás til frumskemmtu rafræna táktborða og líffræðilegra kerfis. Hárþekkt lásbygging býður á auka varnarlyndum gegn óvillt aðgangi, þannig að fjármunarleg skjöl vaki í öruggum. Kenningarfræðingaútdráttar og samanburðarstudd rannsóknir sýna oft stöðugt virkan rafræna og líffræðilegra kerfisins við auka óvillt aðgang. Þessi frumskemmtu lásbygging uppfyllir næstu staðla innan þjónustuvarnar, gefandi tryggingu að hálfjármunarlegar upplýsingar séu vel verndar. Að setja inn hárþekkt lásbygging í skjalasafn er framhaldshandvirki til að forðast óvillt aðgang og halda áfram fyrirtækjalega heimild.

Eiginleikar yfirleitt safna af faglegt greind

Járnbygging og óbreytanleg design

Tryggingarsafnar af fagmennaskipti eru kynntir fyrir þrautuleika sinn, hlutvislega vegna að þeir séu gerðir af háætlu járn, sem varnar um tryggjanleika á langan tíma. Óhnektarúmstílling þessa safna spilar mikilvæga roli í að vernda gildandi innihald frá óheiltækri aðgangi. Eiginleikar eins og eyrur, sem eru hnekkivernandi, og forstárkuðir snerti drepa tilkynningar við hnekkun, þannig að bæta vernsmagni safnsins. Prófvinnum í þversögulegu efnisfræði hefur komið fram að safnar, sem eru gerðir með þykka járn, gefa mikið meira mótkveðslu við tvangsnálgun og grein, gerðu þá þegartraustu val á lag virðislagningu.

Rafræn kerfi fyrir skráarsafna

Að setja inn virkni á efnaskjölakerfum innantrúar og skráarsafna er lykill til að bæta háttæku á stjórnun skjala. Þessi kerfi bjóða mörgum útlögum og valkostum fyrir deilingu, sem gerir kleift fyrir notendur að sjálfgefinnast lagningalösungum sem eru skaptar til að uppfylla sérstök nauðsynir. Með því að hafa auðvelt að finna og draga af skrám, hjálpar vel rafrænt uppsettur kerfi við að besta vinnumarkaframkomu. Tölfræði sýnir að fyrirtæki sem nota vel rafrænt skráarkerfi ekki bæta einungis háttæku en minnkast líka tíminn sem er sótt fyrir skjöl, með því að bæta almenna vinnslu í rannsóknarstofu.

Fyrirsögn um sertifiköfða eldurstærð

Að skilja eldvarnar einkunnir er mikilvægt þegar valið er á tryggju, því þessar einkunnir metna hve vel tryggjan getur viðstandið eldarefni. Starfsráð eins og Underwriters Laboratories (UL) birta þessar vottorð, gefandi notendum öryggi um tryggjukynningarnar. Að velja eldvarnartryggju sem samsvarar ákveðnum tryggjukröfum getur verið áhugamikið í nauðsynartíma. Tölfræði styrkir virkan eldvarnartryggja, þar sem þær eru útbúin til að vernda innihald fyrir forsendu tíma, gefandi tryggingu um varðveit vöru gagna fyrir eldargángi.

Val myndarlageyra sem passar best við þarfir þínar

Vurðunar á röðulagi skjalabóka og tíðni aðgangs

Þegar þú velur rétt geymsluþátt, er auðveldast að byrja með að metna magn skjala sem þarf að vista örugglega. Að skilja hvað myndir af skjölum eru varnarleg er vitanleg til að velja geymslu sem gæti uppfyllt núverandi og framtíðarþörf. Þetta er sérstaklega mikilvægt fyrir vaxandi fyrirtæki sem vilja ekki fara úr skornu sína fljótt. Vara líka með að metna hvernig oft á að ná í ákveðin skjöl. Þetta hjálpar til að ákvarða hvort venjuleg skornu eða auðvelda skáp sé nauðsynlegt.

Samsvörun átryggisnema við gildi efni

Vurðust á að metna við gildi efni sem er lífið fyrir því að velja rétt tryggingarhæð fyrir skráarsafn. Mikilgildisrit eruð krefjast hækara tryggingarstig til að ganga bestuvið mögulegar brotuni. Tryggjarþekkingarþjónnir bera oft áfram á að metna við mögulegar þrep sem tengjast tap af mikilvægu skjölum. Því er gott að samstilla tryggjanlegar eiginleikar lagningarlausnarinnar með mikilvægri innihaldsins til að verja velfærð og mikilgildis rit.

Rýmdunarsamsetning með fleygbærum skápum

Að vinna með rýmd er fyrirmynd í nútíma skrifstofum, og færilegar safnar spila hlutverk í að þakka út notuðan svæði. Þessar safnar bjóða á fleiri möguleikum, leyfandi brottri endurskipun til að svara breytistöku skrifstofuþarfs. Færileiki þeirra gerir kleift að viðskipta við breytingar, þannig að bæta starfsmáli. Vissulega tákna rannsóknir að fjármál sem nota færilegar skráarsafnarlausnir upplifa mörklega betri skrifstofudreifing og almennt hámark af nálgun, kynnt þannig gildi þeirra í nútíma rafræn stofnun.

Bestu aðferðir fyrir skjalageymslu

Að halda við rétt umhverfisstöðum

Að varðveita heild documents yfir tíma krefst nákvæmrar viðskoðunar á umhverfisumhverfisumhverfi. Nýgilegur hluti, eins og stjórnun fukahalds, getur verið að skemma hálsamlega upplýsingar frá þeim að brytist. Safnar sem eru sérstaklega útfærðir til að standa við breytningar í umhverfi eru frábær valmöguleiki til að draga úr riskar af skada. Margar rannsóknir merkja mikilvægri þessa að halda áfram stöðugt umhverfi, því það auðveldar eftirlengd lífsins á gildum documents. Að leggja fjármál í vörumerki sem getur valdið þessum umstöðum er strateģisk nálgning við langtíma varðveislu documents.

Uppsetning Áfangaskilríkjanna

Aðgangsstjórnunargerðir eru grunnvöluðar fyrir að tryggja kynnislega skjal. Þegar við gerum ráð fyrir að einungis heimilisfólk hafi aðgang, getur við sambætt gildri upplýsingar. Að búa til háttara af aðgangsréttindum innan starfsfélags verður frekari að vernda gögnum á mismunandi þröstum, með því að bæta tryggd og samþykki við lögreglu í efnisgrein. Virkan stjórnunarverkfæri hjálpar til að halda yfirleittheimild og fullnámsréttindi, meiðað við óheima aðgang. Að setja fram þessar aðgerðir er frábær skref í aukningu tryggju stillingar starfsfélags.

Reglulegar viðhaldsjákvísl fyrir safni

Því miður að ganga áfram að tryggja að safnar standi í bestu skerfi, eru reglulegar aðgerðir nauðsynlegar. Þessi aðgerðir ættu að fylgja við að meta lásar, læsingu og almennt heildarverk, varættað að verndarstöðvarn séu uppfylltar samkvæmt. Kennarar ráða að framkvæma tímaráðunarskoðun sem hluti af öflugri tryggingaráætlun, komast fyrir framan mögulegar brotuni áður en þær koma fyrir. Með því að setja framhaldandi úrskurð á foreldri, geta félög tryggjað að safnar þeirra halda áfram að bjóða álitulega tryggju gagnagjörnum.