Tryggja: Verður að vernda öryggi skjalagagna þína

Af hverju skjalsöfn eru mikilvæg fyrir öryggi

Að verja fyrir fysískar truok

Skjöl eru mjög mikilvæg til að geyma viðkvæma upplýsingar öruggar en ýmsar óþolandi hættur eins og stæðni, vandalska og jafnvel viðbúnaðarhamfarir. Innlagnir gerast frekar tíðar líka um það bil einu á 26 sekúndum í Ameríku svo fyrirtæki þurfa að taka verndun á hlutum sínum alvarlega í dag. Að leggja peninga í góða geymslu lausnir hjálpar til við að draga úr hættunni á miklum vandræðum þegar upplýsingar eru brotnaðar. Gæðaskjöl standast þessar eðlisþróaðu hættur sem áður minntist á og gefa fólk friðhvíld hvort sem þeir eru að geyma persónuleg skjöl eða mikilvæg fyrirtækjaskrá. Sumir gerðir koma með eldsneytivernd eða styrktar veggir sem gera þá sérstaklega harða valkosti fyrir mikilvæg skjöl.

Lækking á eld- og vatnskadaverð

Eldsneytisprengjur eru mikilvægar ef maður hugsaði yfir hversu algengar eldsofn í starfsemi eru. Tölurnar segja söguna enn frekar þar sem fjöldi eldsofna á síðasta ári kom upp á vel yfir 100 þúsund aðeins í Bandaríkjunum. Sprengjur sem eru gerðar úr sérstökum eldsneytiefnum efnum vernda mikilvæg gögn í neyðarafstæðum og geta standið móti háum hitastigum í mörgum klukkutímum í röð. Vatnaskemmdir eru einnig stór vandamál þó, sérstaklega eftir atriði eins og sprungna leiðrýr eða óvæntar flóð. Sömu skjölasprenjur vernda líka gegn vatnaskemmdum, svo mikilvæg skráning verður við hleypt og óbreytt jafnvel þegar óglæði á sér stað óvænt. Það sem gerir þessar sprenjur raunverulega virkan fjármunaaðgerð er tvíbreytni verndarhæfni þeirra þar sem þær takast við bæði háhitastig og hættur vatnaskemmda á skilvirkann hátt.

Forðast óheilt aðgang að kynnisgrunnskýrslum

Þegar varnaður er verið fyrir bréfum og mikilvægum skjölum í öruggum geymslum einingum kemur í veg fyrir að óheimiliga aðgangs persónum geldata, sem hjálpar til við að varðveita trúnaðsemi í mikilvægum atvinnuupplýsingum. Núverandi skjalageymslu lausnir eru bættar við flóknar læsingar sem uppfylla strangar öryggiskröfur sem eru settar af iðnaðinum, og gerir það mjög erfitt fyrir neinn að reyna að ganga inn án heimildar. Í samanburði við ýmsar tölur undanfarið ár hefur verið sýnt að fyrirtækjum stendur frammi mikilvæg fjármunatap þegar á brot bargi kemur, sumir reiknaðir í sjö tölur og allar skaði sem gerðar eru við viðskiptavinabönd. Að setja leyndarmál í örugga geyma í góðri gæði er ekki lengur aðeins um að fylgja reglum, heldur hefur orðið nauðsynlegt fyrir fyrirtæki sem vilja vernda það sem mætir mest - hagnaðinn og hvernig viðskiptavinir skoða þau eftir að eitthvað hefur farið rangt.

Gerðir afskriftaverndalausna

Eldstígur Safnar samanburður við venjulegar metalaðilar

Fyrir alla sem brenna um að vernda mikilvæg gögn eru eldsöfustæður betri en venjulegar metall-skáp í öllu lagi. Þessir skáp eru gerðir til að sinna háum hita svo gögnin verði örugg að jafnaði ef eldur kemur í kringum. Venjulegar metall-skáp eru bara ekki duglegar þegar hitinn fer upp. Eldsöfustæður eru komnar með aukinni hitaeðingu og betri loku sem raunverulega gerir mun. Prófanir sýna að þessir skáp geta standið geislum yfir 1700 gráður Farenheit í yfir 60 mínútur í röð. Þetta þýðir að mikilvæg skjal verða ekki eyðsluð í neyðarstöðum. Stofnanir þurfa sérstaklega þessa gerð verndar þar sem eldur gerist oftara en fólk heldur og gæti verið alvarlegasta fyrir hag og heili fyrirtækisins.

Ferilegar skjalasafnar fyrir smekkjanlegan geymslu

Hreyfifærar skjalaskápar myndu alltaf virka vel þegar skrifstofur þurfa sveigjanlega geymslu á skjölum. Þeir leyfa starfsmönnum að færa mikilvæg gögn frá einum stað til annars án mikilla ástreitt. Þessar einingar koma í fjölbreyttum stærðum og útfærslum, svo þær henta fyrir næstum allar skrifstofur hvort sem þær eru þrýstingssamlegar eða opnar. Besta hlutinn? Að halda hlutunum réttum meðan á sama tíma er hægt að ná í það sem þarf fljótt. Enginn vill týða tíma í leit að gömlum reikningum á dusty hillum. Þegar fyrðingar leggja í hreyfanlega geymslu, þá eru þær í rauninni að verjast áfram breytingum í vinnuvegum. Skrifstofurnar ganga skóflaðar vegna þess að allir vita hvar hlutirnir eru og geta komið aftur að vinnunni fljótt í stað þess að leynast í skjölum.

Hátryggja læsinngakerfi samanburður

Láskerfi á dágærum skjalaskápum koma í ýmsum myndum og stærðum, frá einfaldum lyklum yfir í flottar rafeindaplötur og jafnvel afbrigði sem skoðaður skjöldur. Betri módel eru reyndar útbúin þannig að þau hafi mörg öryggisfyrirvarp svo enginn geti bara gangið inn og náð í mikilvæg skjöl. Flerir öryggisfræðingar eru sammála, eftir að hafa skoðað raunverulega gögn, að rafeindalás og þær sem nota líkamleg einkenni skerða verulega fjölda innbrotanna í samanburði við eldri aðferðir. Þessi öryggisfyrirvarp uppfylla öll viðurkennd próf sem öryggisstofnanir hafa sett svo fyrirtæki vitu að leyndarmál þeirra eru örugglega geymd í þessum járnaskápum. Að setja slík örugg kerfi á geymslu skjala er ekki bara til að vernda hlutina í dag heldur hjálpar fyrirtækjum að forðast vandræði síðar þegar einhver reynir að fá aðgang að þeim hlutum sem hann á ekki aðgang að.

Eiginleikar yfirleitt safna af faglegt greind

Járnbygging og óbreytanleg design

Faglega örugg skáp eru sérstigð þar sem þeir eru yfirleitt framleiddir úr háskerpu stáli sem gerir þá hæfilega að varðveita hluti á árunum. Þessir skápar eru hannaðir þannig að óheimiliga aðgangur er að mestu leyti ómöguleggjandi, af hverju alvarlegir notendur halda gildum hlutum sínum innan í. Skoðaðu helstu eiginleika sem gera þá að virka vel – hurðir sem eru á móti því að opnast með ofbeldi og sterkir hliðarhengjar sem gefast ekki upp undir þrýstingi. Allir þessir þættir gera það miklu erfiðara fyrir neinn sem reynir að ganga inn með ofbeldi. Prófanir í branskanum sýna mjög skýrt að þegar skápar eru búir til með þykkari stálveggi eru þeir mun betri í að standa upp móti innbrotum og öðrum árásir. Vegna þessa eru fyrirtæki og einstaklingar sem alvarlega brenna um öryggið að velja aðferðir sem byggja á grófri stálsmíðun.

Rafræn kerfi fyrir skráarsafna

Að ná góðum stjórnun á innraði skáp og skjalaskápa gerir mikla mun í skjastjórnun. Flerum nútímalegum kerfum eru ýmsir útlitavalir og hægt er að skipta rýminu upp svo að fólk geti búið til geymslulaga sem nákvæmlega henta þeim. Þegar skjölin eru auðveld að finna og ná í eyðir starfsmenn minna tíma í að leita og þar af leiðandi er hægt að framkvæma meira á hverjum degi. Samkvæmt rannsóknum í branskanum sjá fyrirtæki sem halda skjölunum réttum skrifaðum tæmanlega betri niðurstöður í hæsti verkefnavinnslu en starfsmenn eyða miklu minna tíma í að blöðra í skúffum eftir því einu mikilvæga skjali sem liggur einhvers staðar aftast

Fyrirsögn um sertifiköfða eldurstærð

Það er mikilvægt að vita um eldsneytiverndar einkunnir þegar varanlegur gluggi er valinn, þar sem þessar einkunnir segja okkur hversu góður glugginn er í að standa eldsneyti. Hópar eins og Underwriters Laboratories (UL) prófa og votta glugga, svo fólk viti að tækið virki þegar það er á sér að halda. Þegar einhverju fer á gallann og neyðarás er í gangi, getur eldsneytiverndar gluggi sem uppfyllir ákveðin kröfur gert allan muninn. Tölurnar styðja þetta líka upp á, þar sem mörg rannsóknir sýna að rétt einkunnaðir gluggar hafa hluti inni í varðveitinni fyrir ákveðin tíma. Þetta gefur fólki raunverulega tryggingu á því að verðmætar skjöl og aðrar mikilvægar hlutir eru öruggar jafnvel þó eldur komi nálægt.

Val myndarlageyra sem passar best við þarfir þínar

Vurðunar á röðulagi skjalabóka og tíðni aðgangs

Að velja rétta geymslu byrjar á því að skoða hversu mörg skjöl þarf raunverulega að geyma á öruggan hátt. Að fá góðan yfirlit yfir nákvæmlega hversu mikið efni er á verður að tryggja að valin geymsla hafi nægilegan pláss núna og haldist áfram notanleg þegar hlutirnir vaxa í framtíðinni. Fyrir fyrirtæki sem eru að vaxa hratt, er þetta sérstaklega mikilvægt, því enginn vill enda í því að sk safnist upp áður en sú staðreynd er skilin. Einnig er gott að huga að hversu oft ákveðin skjöl þurfa að fara í og út úr geymslu. Sum skráningu gæti þurft að skoða einu sinni á hverjum mánuði eða sjaldar, en aðrar gætu verið nauðsynlegar dag hvert. Að skilja muninn á milli skjala sem eru sjaldan notuð og þeirra sem eru á daglegum notum hjálpar til við að ákveða hvort hefðbundin geymsla verður nægileg eða hvort einhver betri aðgangsleiki yrði hagkvæmari lausn fyrir daglegt starf.

Samsvörun átryggisnema við gildi efni

Þegar maður hugsaði yfir það sem fer í örugga geymslu, þá skiptir miklu máli að meta hversu mikil þær hlutir eru þegar ákveðið er um öryggisstig. Mjög mikilvægar skjöl þurfa betri læsi og betri vernd til að varna þeim fyrir þjófnaði eða skaða. Flestar fólk sem skilja sig á öryggismálum mæli með því að hugsa yfir hvað gerist ef þessi mikilvæg skjöl fara týst. Kannski einhverjar færslur hjá tryggingafyrirtæki? Eða erfðingur frá ætt? Hvort sem það er, þarf að velja geymslupláss sem hentar þeim öryggisþörfum sem fylgja hverjum hlut, svo enginn hlutur fari týst og allt sé á öruggum stað.

Rýmdunarsamsetning með fleygbærum skápum

Rýmisnýting hefur orðið mjög mikilvæg fyrir heildarstöðu skrifstofuumhverfum og hreyfifatnaður er hjálpar til að fyrirtæki nýtir hverja fermetra. Hvað gerir þessa geymslueiningar svo gildar? Þær er hægt að færa í kringum auðveldlega og þannig geta skrifstofur skipulega umhverfið þannig sem þarf er fyrir mismunandi verkefni eða stærð hópa. Þegar deildir þurfa aukinn rými fyrir fundi eða búnað getur þessi hjólafatnaður verið fæddur í hliðina eða geymdur annars staðar mjög fljótt. Samkvæmt nýlegri markaðsgreiningu frá sérfræðingum um fyrirtækjafurneyti, sjá fyrirtæki sem investera í hreyfanleg skráningarkerfi betri vinnumynsteð og ánægð starfsmanna. Margir stjórar nú telja að hægt sé að hreyfa geymslu sem óþarfi er þegar þeir eru að hanna ný skrifstofur eða endurgerð á núverandi.

Bestu aðferðir fyrir skjalageymslu

Að halda við rétt umhverfisstöðum

Það þarf meira en bara að setja skjöl í kassa og geyma þau einhvers staðar til að geyma þau óbreytt á tímum. Umhverfisþættir eru mikilvægir, sérstaklega hlutir eins og að stýra raka sem kemur í veg fyrir að pappírið verði blautur og blekkin renni. Það eru sérstök skrifaskáp til sölu sem eru hannaðir til að sinna betur hitasveiflum og raka breytingum en venjulegir skáp. Sumir hafa jafnvel séð mikla breytingu á hversu lengi mikilvæg skjöl eru geymd þegar rétt geymslum er veitt frá upphafi. Samkvæmt ýmsum iðnaðarlegum skýrslum sem fara til baka yfir tuttugu ár, getur viðhaldið á samfelldum umhverfisþáttum tvöfaldað hversu lengi skjöl eru lesanleg án þess að fyrnast eða brjást. Þetta er ekki erfitt að skilja þegar maður hugsaði um sögulegar skjöl þar sem jafnvel smáar bætur í geymsluteknólogíu gáfu mikla breytingu á varðveislu menningararfs.

Uppsetning Áfangaskilríkjanna

Góð aðgangsstýringar skapa grunninn fyrir öryggi skjala. Þegar fyrirtæki takmörkun hvaða einstaklingur fær að sjá, vernda þau mikilvægustu upplýsingar þannig að þær lendi ekki í röngum höndum. Margar stofnanir setja upp mismunandi aðgangsnivea út frá starfshlutverkum, sem bætir einni verndarlag á milli deilda og hópa. Þessi aðferð varnar ekki bara gögnum heldur hjálpar líka við að uppfylla þær reglur og kröfur sem fylgja stjórnun fyrirtækis í dag. Vel hönnuð kerfi halda leyndarmálum nákvæmlega þar sem þau áttu að vera og tryggja að ekkert verði breytt án heimildar. Fyrirtæki sem leggja fjármun í réttan aðgangsstýringar eru ekki bara að klára verkefni til að uppfylla reglur heldur minnka þessi skref líkurnar á því að einhver smyggi sér inn á lokað svæði eða ósæmilega leki viðkvæma efni.

Reglulegar viðhaldsjákvísl fyrir safni

Þarft er að skoða skrifstofuvarnir reglulega til að halda þeim í góðu ástandi. Þegar þessar skoðanir eru framkvæmdar er mikilvægt að athuga læsana, prófa hversu þéttar þéttirnar eru og almennt ganga úr skugga um að ekkert sé í sliti sem gæti verið á hendur örygginu. Fyrirheitamenn í öryggisgreininni mæla með því að fara í gegnum þennan ferli nokkrum sinnum á ári eins og hluta af fjölhærra áætlun til að halda eignunum öruggum. Þegar smávæg vandamál eru uppgötvuð í fyrstu er hægt að forðast stóra vandamál síðar. Fyrirtæki sem virða við skiptir um viðgerðartíma sinn finna oftast þar sem geymsla skjalanna er örugg á árunum án ásættanlegra áverka, sem spara peninga á langan tíma miðað við kostnað við skipti eftir árásir.