EN
Не себептімен құжаттар үшін сейфтер қауіпсізгілікке қажет
Физиктік кеңеслерге карсы қорғау
Құжаттарды сақтау үшін қауіпсіздік сейфтерінің маңызы өте зор, өйткені олар ұрлық, зақым келтіру және тіпті табиғи апаттар сияқты әртүрлі физикалық қауіптерден сезімтал ақпаратты қорғайды. Америкада әр 26 секунд сайын бір ұрлық оқиғасы болып жатыр, сондықтан қазіргі кезде кәсіпорындар өз мүлкін қорғауға қатты көңіл бөлуі тиіс. Сапалы сақтау шешімдеріне инвестиция салу ақпарат бұзылған кезде күшті проблемалардың алдын алуға көмектеседі. Сапалы құжаттар сейфтері жоғарыда аталған физикалық қауіптерге тұрақты болып келеді, жеке құжаттар немесе маңызды бизнес жазбаларын сақтау кезінде де ой-санауыңызды тынықтырады. Кейбір модельдер отқа төзімділік рейтингіне немесе қосымша берік қабырғаларға ие, маңызды құжаттар үшін ерекше қиындық туғызатын нұсқалар болып табылады.
Жылжымалық және суық қауіпсіздіктерін кеміту
Жұмыс орнында болатын өрттердің жиілігін қарастырғанда, өртке төзімді сейфтердің маңызы өте зор. Соңғы жылы Америка Құрама Штаттарында 100 мыңнан астам өрт оқиғалары туралы хабарланғаны сандар арқылы өзі айтып тұр. Арнайы өртке төзімді материалдардан жасалған сейфтер төзімділік көрсетіп, бірнеше сағат бойы қатты ыстыққа шыдап, әу және құжаттарды сақтауға мүмкіндік береді. Бірақ кенет пайда болған құбырлардың жарылуы немесе су тасқыны сияқты жағдайлардан кейінгі су зияны – бұл үлкен проблема. Осындай құжат сейфтері су әсерінен де қорғайды, сондықтан да апатты жағдайлар болған кезде маңызды деректер құрғақ және бүтін болып қала береді. Бұл сейфтерге инвестиция салуға тұрарлық себеп – олардың екі жақты қорғаныш қабілеті болып табылады, өйткені олар ыстықтың шектеуінен де, су зиянынан да тиімді қорғайды.
Сенситивті файлдарға рұқсат алмаған қол жетімділігін қалайту
Құпия құжаттарды сенімді сақтау құрылғыларының ішінде сақтау оларға рұқсат етілмеген адамдардың қол жеткізуіне кедергі жасайды, бұл маңызды кәсіби ақпараттың құпиялылығын сақтауға көмектеседі. Қазіргі құжаттарды сақтау шешімдері өнеркәсіппен белгіленген қатаң қауіпсіздік талаптарына сәйкес келетін күрделі жабық жүйелермен жабдықталған, бұл кез келген адамның рұқсатсыз кіруге тырысуын өте қиын етеді. Өткен жылдардағы әртүрлі есептерге сәйкес, компаниялар қауіпсіздік бұзылған жағдайда өте үлкен қаржылық шығындарға тап болады, кейде жеті таңбалы ақшаны құрайтын айыппұлдар мен клиенттермен қарым-қатынастарда келтірілген зиянға дейін жетеді. Құпия материалдарды сапалы қораптарға жасыру енді тек ережелерді орындау ғана емес, сонымен қатар компаниялар үшін ең маңыздысын қорғау - өз қаржылық жағдайы мен клиенттердің олар туралы пікірін қорғау қажеттілігіне айналып отыр.
Документтерді Қорғау Шешімдерінің Түрлері
Жылысыз Сейфтер және Стандартты Металл Түймелер Арасындағы Айырмашылық
Маңызды құжаттарды қорғау мәселесіне қамтып отырған кез келген адам үшін отқа төзімді сейфтер құрылысы жағынан қарапайым металл шкафтардан асып түседі. Бұл сейфтер қатты ыстықты шыдайтындай жасалған, сондықтан өрт болса да құжаттар қауіпсіз болып қала береді. Қарапайым металл шкафтар ыстық кезде қанағаттандырмайды. Отқа төзімді модельдер арнайы қосымша оқшаулау қабаттары мен тығыздауыштармен жабдықталған, бұл айырмашылықты айтарлықтай әсер ететінін көрсетеді. Сынақтар бұл сейфтердің температура 1700 градус Фаренгейттен жоғары болған жағдайда да 60 минут үздіксіз шыдай алатынын көрсетті. Бұл өз кезегінде авариялар кезінде маңызды құжаттар жоғалып кетпейтінін білдіреді. Ерекше кәсіпорындар осындай қорғанысқа қажеттілік сезінеді, өйткені өрттер адамдар ойлайтынынан гөрі жиі болып тұрады және бизнес құжаттарын жоғалту өте қауіпті салдарлар тудыруы мүмкін.
Мобильді құжат шынылары гибридті сақтау үшін
Көпіршік құжаттарды сақтау үшін мобильді файлды шкафтар өте жақсы жұмыс істейді. Олар қызметкерлердің маңызды құжаттарды бір аумақтан екіншіге ыңғайлы түрде тасымалдауына мүмкіндік береді. Бұл құрылғылар әртүрлі өлшемдерде және комплектацияларда келеді, сондықтан да кез келген офиске, қаншалықты тығыз немесе ашық болса да, сәйкес келеді. Ең жақсысы – барлығын ұйымдастырып қою және қажетті затты тез табу мүмкіндігінде. Ешкім ескі дайындықты табу үшін шаңды сөрелерді іздеуге уақытты жоғалтқысы келмейді. Кәсіпорындар мобильді сақтауға қаржы салған кезде, олар жұмыс ағымының талаптары өзгеріп кеткен жағдайда болатын қиындықтардан сақтанады. Офистер тезірек жұмыс істейді, себебі барлығы қай жерде екенін біледі және құжаттармен жасырынбақ ойнауға уақыт жоқ.
Жоғары қауіпсіздікпен қосымша салынған қорғау механизмдерін салыстыру
Қазіргі кезде құжат сейфтеріндегі кілттау жүйелері әр түрлі пішіндер мен өлшемдерде келеді: қарапайым кілттерден бастап күрделі электронды панельдерге және тіпті саусақ ізін сканерлеу құрылғыларына дейін. Жақсы модельдер шын мәнінде бірнеше қауіпсіздік функцияларын қамтамасыз етеді, сондықтан кез келген адам маңызды құжаттарды алып кетуі мүмкін емес. Қауіпсіздік сарапшылары нақты деректерге сүйене отырып, электронды және биометриялық нұсқалар ескі әдістерге қарағанда бұзушылықтарды шынымен азайтатынын мойындайды. Осындай жоғарғы санатты кілттер қауіпсіздік ұйымдары орнатқан барлық стандартты сынақтардан өтеді, яғни кәсіпорындар өз құпиялары металл қораптардың ішінде қауіпсіз екенін біледі. Құжаттарды сақтау орындарында сапалы кілттерді орнату тек қазіргі уақытта ғана емес, кейін кімнің болмасын жерге қол жеткізгісі келген кезде кәсіпорындарды бас ауыртудан сақтайды.
Профессиялық деңгейде сафиналардың негізгі қасиеттері
Железден салынған құрылғы және тәртіпсіз дизайн
Профессионалдық сейфтер өзінің мәңгілік болуымен ерекшеленеді, әсіресе олардың құрылысы жылдар бойы заттарды қауіпсіз сақтауға мүмкіндік беретін өзек құрылысты болаттан жасалған. Бұл сейфтерге кіруді рұқсат етпейтін жобаланған, сол себепті құнды заттарын сақтау үшін жеке тұлғалар мен компаниялар оны пайдаланады. Олардың жұмыс істеуіне не әсер ететіні қарастырайық – күш түсірген кезде деформацияланбайтын есіктер мен берік тігістер. Барлық осындай сипаттамалар сейфті күшпен ашуға болмайтын деңгейге дейін күшейтеді. Сейфтердің қалың болат қабырғаларын пайдалануы бұзуға және басқа да жарақаттаушы әсерлерге төтеп бере алатынын сараптау нәтижелері көрсетіп отыр. Сол себепті қауіпсіздікті сақтауға ықыласпен қарайтын компаниялар мен жеке тұлғалар құрылысында көп мөлшерде болат қолданылған сейфтерді таңдайды.
Құжаттарды сақтау үшін организационалық системалар
Құжаттарды тиімді басқару бойынша сейфтер мен құжат сақтау құрылғыларының ішін ұйымдастыру ісін жақсы меңгеру шешуші рөл атқарады. Көпшілік заманауи жүйелерде кеңістікті бөліп ұйымдастыру мен түрлі орналасу нұсқалары арқылы әрбір адамның қажетті сақтау жүйесін жасауына мүмкіндік беретін түрлі варианттар болады. Құжаттарды табу мен алу оңай болған сайын, қызметкерлердің уақыты аз жұмсалып, бүкіл күн ішінде істелетін жұмыстар көбейеді. Салалық зерттеулерге сәйкес, құжаттарын дұрыс реттеп сақтайтын компаниялар тапсырмаларды орындау жылдамдығының артқанын және қызметкерлердің маңызды құжатты іздеуге кететін уақытының едәуір азайғанын байқауға болады.
Тұрақты қорыққа қарсы дәрежелер түсіндірілген
Қауіпсіздік үшін өртке төзімділік рейтингісін білу маңызды, өйткені бұл рейтингтер қаншалықты жақсы өртке төтеп беретінін көрсетеді. Underwriters Laboratories (UL) сияқты ұйымдар қауіпсіздікті тексеріп, сертификаттайды, сондықтан адамдар жұмыстарының нақты жұмыс істейтініне көз жеткізеді. Бәрі дұрыс болмаған жағдайда және апатты жағдай туындағанда белгілі бір стандарттарға сәйкес келетін өртке төзімді қауіпсіздік пайдалану барлық айырмашылықты жасайды. Бұл сандар да растайды - көптеген зерттеулер дұрыс бағаланған қауіпсіздіктер заттарды белгілі бір уақыт аралығында қорғап тұратынын көрсетті. Бұл отқа тиесілі құжаттар мен басқа да маңызды заттар қауіпсіз болып қала беретініне нақты кепілдік береді.
Сіздің қажеттеріңізге сәйкес сақтау таңдау
Құжаттардың көлемі мен қолдау тиімділігін бағалау
Дұрыс сақтау опциясын таңдау қажетті құжаттардың санын анықтаудан басталады. Қаншалықты кеңістік қажет екенін түсіну ағымдағы және келешекте өсу мүмкіндігіне сәйкес сақтау орнын таңдауға көмектеседі. Тез дамып жатқан компаниялар үшін бұл ерекше маңызды, өйткені ешкім сейф тез толып қалуына қалмайды. Тағы бір маңызды нәрсе – қандай да бір құжаттарды қаншалықты жиі пайдалану қажеттілігі. Кейбір құжаттарды бірнеше айда бір рет қана қарауға болады, ал басқалары күнделікті қажет болуы мүмкін. Сирек пайдаланылатын және күнделікті қажетті файлдар арасындағы айырмашылықты білу күнделікті пайдалану үшін қол жетімді орын қажет екенін немесе кәдімгі сейфтің жарамды екенін шешуге көмектеседі.
Қамтамасызdarдық деңгейлерін мәліметтердің мәніне сәйкес келтіру
Қауіпсіздікті қарастырғанда, оның құны қаншалықты екенін анықтау қауіпсіздік деңгейін таңдау кезінде өте маңызды. Ерекше құнды құжаттардың ұрланып кетуінен немесе зақымданудан сақтау үшін мықтырақ құлыптар мен жақсырақ қорғаныс қажет. Қауіпсіздік саласындағы маман-қызметкерлер сіздің маңызды құжаттардың жоғалып кетсе не болатынын ойластыру керектігін айтады. Бұл сіздің сақтандыру компанияңызбен жасалған жазбалар ма, әлде отбасылық құндылықтар ма? Қандай болмасын, сақтау құрылғысының қауіпсіздік сипаттамалары сол заттарды жоғалтудың қаншалықты маңызды екеніне сәйкес келуі тиіс. Солай болса ғана ештеңе қауіпке ұшырамайды және бәрі өз орнында қалады.
Көлемді қалыптастыру мобильді кабинеттермен
Бүгінгі кеңселік орталар үшін кеңістікті тиімді пайдалану өте маңызды болып табылады, ал мобильді шкафтар компаниялардың әрбір шаршы метрді тиімді пайдалануына көмектеседі. Бұл сақтау құрылғылары неге құнды? Оларды оңай жылжытуға болады, сондықтан кеңселер жобаларға немесе топтардың өлшемдеріне сәйкес жұмыс орындарын қайта орналастыра алады. Бөлімшелерге кездесулер немесе жабдықтар үшін қосымша орын қажет болған кезде, бұл дөңгелекті шкафтарды жай ғана басып қояды немесе тез арада басқа жерге ауыстырады. Сауда ыдыстарының сарапшыларының соңғы нарықтық талдауларына сәйкес, мобильді файлдық жүйелерге инвестиция салатын ұйымдар жұмыс үдерістерінің жақсырауы мен қызметкерлердің қанағаттылық деңгейін бақылайды. Көптеген объектілерді басқарушылар қазір жаңа кеңселерді жобалағанда немесе бар кеңселерді қайта жаңартқанда жылжымалы сақтау құрылғыларын міндетті компонент ретінде қарастырады.
Қағазды сақтау үшін ең жақсы практикалар
Өзгеше жағдайларды сақтау
Құжаттарды жылдар бойы сақтау үшін оларды қорапқа салу ғана емес, сонымен қатар ортаның ылғалдылығын бақылау сияқты факторлар маңызды рөл атқарады, өйткені қағаздың нәм болып кетуіне және бояуының жұмыр болып кетуіне кедергі жасайды. Тұрақты температура мен ылғалдылық деңгейін сақтау үшін арнайы қауіпсіз қораптар жасалған, бұл қарапайым қораптарға қарағанда тұрақтырақ нәтиже береді. Кейбір адамдар маңызды құжаттарын сақтауға дұрыс жағдай жасау арқылы ондаған жылдарға созылған сақтау қамтамасыз еткен. 20 жыл бұрынғы бірнеше салааралық есептерге сәйкес, тұрақты орта жағдайларын қолдану құжаттардың түспеуіне немесе бұзылмауына қаншалықты әсер ететінін анық көруге болады. Бұл тұрғыда тарихи архивтердегі сақтау технологиясының кішігірім жетілдірулері мәдени мұра құндылықтарын сақтаудың нәтижесіне үлкен әсер еткенін көруге болады.
Берілгендерге қол жеткізу бойынша қауіпсіздік протоколдерін реалізациялау
Жақсы қолжетімділік бақылау протоколдары құжаттардың қауіпсіздігінің негізі болып табылады. Кәсіпорындар кімнің нені көретінін шектегенде, олар өз маңызды ақпараттарын жаман қолға түсіп кетуінен қорғайды. Көптеген ұйымдар қызметкерлердің жұмыс міндеттеріне сәйкес қолжетімділіктің әртүрлі деңгейлерін құрады, бұл әрбір бөлімше мен топтар үшін қосымша қорғаныс қабатын қамтамасыз етеді. Бұл тәсіл ақпаратты қауіпсіз сақтауды ғана емес, сонымен қатар қазіргі кезде кез келген компанияның жұмысымен байланысты қажымайтын реттеуші талаптарға сай келуді қамтамасыз етеді. Жақсы жобаланған жүйелер құпиялық ақпараттың дәл қай жерде болуы керектігін сақтап қана қоймайды, сонымен қатар ештеңе рұқсат етілмеген жағдайда өзгертілмеуін қамтамасыз етеді. Дұрыс қолжетімділік бақылауларына инвестициялайтын компаниялар тек қана сәйкестік талаптарын орындап қана қоймайды, сонымен қатар бұл шаралар шектеулі аймақтарға кіруді немесе жанама түрде сезімтал материалдардың сыртқа ағып кету мүмкіндігін азайтады.
Сафтар үшін тез-тестірме техникалық тексеру
Қауіпсіздік құрылғыларын жұмыс қабілетті күйде ұстау үшін уақыт өткен сайын кейбір тексерулер жүргізу қажет. Бұл тексерулер кезінде құлыптарды тексеру, герметиктіліктің қаншалықты тығыз екенін тексеру және қауіпсіздікті бұзуы мүмкін бөлшектердің тозуын бақылау маңызды. Көптеген қауіпсіздік сарапшылары активтерді қорғау бойынша кеңінен құрылған жоспардың бір бөлігі ретінде мезгіл сайын осы процессті жүргізуді ұсынады. Кішігірім мәселелерді уақытылы анықтау кейінгі үлкен проблемалардан сақтануға көмектеседі. Жұмыстар кестесін бойынша техникалық қызмет көрсету жүргізетін компаниялар құжаттарды сақтау қауіпсіздігін бірнеше жыл бойы сақтап, ақшаны ұстауға мүмкіндік беретінін байқайды, өйткені қауіпсіздік бұзылғаннан кейін құрылғыларды ауыстыру қымбат тұрады.