EN
Харагдах ёстой юм: Документийн сувагууд нь хамгааллын хувьд ямар чухал вэ?
Физик хамаарлын эрсдэлтэй тулгарах
Мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангахын тулд баримт бичгийн санд хамгаалалт үзүүлэх нь маш чухал юм. Ийм сан нь хулгай, гэмт хэрэг, байгалийн гамшиг гэх мэт олон төрлийн физик эрсдлийгс хамгаалдаг. Америкт гэхэд хулгай 26 секунд тутамд нэг удаа тохиолддог бөгөөд энэ нь бизнесийн нэгжүүд мэдээллээ хамгаалах арга хэмжээ авахыг шаарддаг. Баримт бичгийн хамгаалалтын шийдлүүдэд хөрөнгө оруулснаар мэдээлэл нууцлагдах, алдагдах эрсдлийг бууруулж болно. Чанартай баримт бичгийн сан нь дурдсан физик эрсдлүүдэд тэсвэлтэй байдаг тул хувь хүмүүсийн болон бизнесийн чухал баримт бичгүүдийг хадгалахад аюулгүй байдлыг хангана. Зарим загварууд нь түймрийн эсэргүүцэл өгөх болон бат бөх ханатай байдаг тул чухал баримт бичгүүдийг хадгалахад онцгой сайн сонголт болдог.
Гал, усны эрсдэлтийг бууруулах
Албан байранд гал гарсан үед хамгаалалтай хулгайн санд нэн чухал ач холбогдолтой байдаг. Өнгөрсөн жилд Нэгдсэн Улс даяар 100 мянгатай хэтэрсэн гал гарсан явдлын талаар мэдээлэл бүртгэгдсэн байна. Онцгой галын эсэргүүцэлтэй материалыг ашиглан хийсэн хулгайн сан нь чухал баримт бичиг х emergency-ийн үед хамгаалж, хэдэн цагийн турш их дулааныг тэсэн үлддэг. Цааш нь, цахилгаан эд зүйлсийн хувьд усны хор хөнөөл нь том асуудал болж байгаа нь цацраг хоолойн урвалын дараа эсвэл гэнэтийн усны нөлөөллийн дараа усны хор хөнөөл нь онцгой асуудал болдог. Эдгээр баримт бичиг хадгалах сангууд нь усны асуудлыг ч урьдчилан сэргийлдэг тул чухал мэдээлэл нь хуурай, бүрэн байдалтай хэвээр байна. Эдгээр сангуудыг худалдан авах нь хоёр талын хамгаалалттай байдлаар тодорхойлогддог. Их дулааны нөхцөл байдал болон усны хор хөнөөлөөс үр дүнтэй хамгаалдаг.
Эрхэм бус хүний дохио руу нэвтрэхээс урьдчилан сэргийлэх
Мэдээллийн нууцлалыг хадгалахын тулд мэдээлэл агуулсан цаасан баримтуудыг аюулгүй хадгалах төхөөрөмжинд хадгалж байгаа нь зөвшөөрөлгүй хүмүүст тэдгээрийг авч, харах боломжийг олгохгүйгээр мэдээллийн нууцлалыг хангана. Өнөөгийн баримт хадгалах шийдлүүд нь оролцооны төхөөрөмжийн тавих жинхэнэ аюулгүй байдлын шаардлагыг хангах зориулалттай цохиртой түгээдтэй ирдэг бөгөөд энэ нь зөвшөөрөлгүй оролт хийхийг маш хүнд болгож өгдөг. Сүүлийн жилүүдэд гарсан олон тайлангуудын мэдээллээр компанийн мэдээлэл дэлгэрэхэд тэдгээд хохирол үүсч байгаа бөгөөд энэ нь сая долларын хэмжээнд хүрч, үүнээс үүдэн үйлчлүүлэгчидтэй харилцаа хэмнэгдэж байна. Нууцлаг мэдээллийг чанартай аюулгүй хадгалах төхөөрөмжинд хадгалах нь зөвхөн дүрэм журамд захирагдах л болохгүй, мөн асуудал гарсан тохиолдолд компанийн сүүлийн үр дүн болон хэрэглэгчдийн төлөөх байр суурийг хамгаалахын тулд чухал ач холбогдолтой болоод байна.
Тодорхойлолтуудын хамгаалалтын төрлүүд
Альсанд хамгаалагдсан шохойнууд болон стандарт цэцэн цуврал
Чухал баримт бичгийг галын эрсдлээс хамгаалахыг хүсдэг хэн бүрт галын эсэргүүцэх аюулгүй хадгалах санд ган цахилгаан шүүдэнгээс илүү сайн сонголт байдаг. Эдгээр сан нь хэт их дулааныг тэсэн зогсоох чадвартай байгаа тул гал түймэр үүсэх үед ч баримт бичгүүд аюулгүй байдалтай хадгалагдана. Энгийн ган шүүдэн нь дулаан өндөр байхад аюулгүй байдал хангадаггүй. Галын эсэргүүцэх сангууд нэмэлт дулааныг тусгаарлах давхаргатай, сайжруулсан уялдаа холбоотой бөгөөд энэ нь маш их ялгаатай байдаг. Шалгалтын үр дүнгээс харахад эдгээр сангууд 1700 градус Фаренгейтээс дээш температурыг 60 минутаас илүү хугацаагаар тэсэн зогсоож чаддаг. Энэ нь аварийн үед чухал баримт бичгүүд устаж алга болохгүй гэсэн үг юм. Тусгаар тогтнолтой гал түймэр их давтагддаг тул төрөл бүрийн байгууллагуудад тийм хамгаалалт онцгой шаардлагатай байдаг. Иймд бизнесийн баримт бичгүүдийг алдах нь хамгийн их эрсдэлтэй байдаг.
Гишүүдийн сувагнуудыг хөрвүүлэх боломжтой хадгалалтын систем
Гар утасны шүдэн шавхуу нь байгууллагын баримт бичгийн хадгалах сонголтууд нь хөдөлгөөнтэй байх шаардлагатай үед маш сайн ажилладаг. Эдгээр нь ажилчид чухал баримт бичгийг нэг газраас нөгөөд хөдөлгөх боломжийг олгодог. Эдгээр нь бүх төрлийн хэмжээ, тохижуулалттай ирдэг тул ажилын орчинд хэдийгээр бага чөлөөтэй эсвэл том байсан ч та бүхэнд нь тохирно. Хамгийн сайн тал нь зүйлсийг эрхэм дэлгэр байлгах, харин шаардлагатай зүйлийг хурдан олох боломжийг олгох явдал юм. Хэн ч зөвхөн хуучин нэхэмжлэгийг олохын тулд хугацаагаа алдахыг хүсэхгүй биз. Компаниуд гар утасны хадгалалтанд хөрөнгө оруулалт хийхдээ ажлын урсгалын шаардлагуудын хувьд ирээдүйдээ тэсвэртэй байх боломжийг олгодог. Ажилтнууд бүхэн хаана юу байгааг мэдэж байгаа тул ажилын орчин хэвийн явагдаж, ажилтангууд хурдан ажилдаа буцах боломжтой болдог.
Эрхэм зах зээлтэй тослогчдын харьцуулалт
Өнөөгийн баримт бичгийн шатрын цохиулт тавих системүүд нь төрөл бүрийн хэлбэртэй байдаг бөгөөд энгийн түлхүүрээс эхлээд цахилгаан пад, мөн хурууны хээ олгогч хүртэлх төрлүүд байдаг. Дээрх загварууд нь олон шүүмжлэлтэй аюулгүй байдлын онцлог шинж чанаруудыг агуулдаг тул хэн ч чухал баримт бичгүүдийг авч чаддаггүй байх юм. Аюулгүй байдлын мэргэжилтнүүд нь бодит ертөнцийн мэдээллийг судалсны дараа цахилгаан ба биометрийн сонголтууд нь хуучин аргуудтай харьцуулахад бүрхэгдэлтийг бодитоор бууруулдаг гэж итгэдэг. Эдгээр дээд төрлийн түлхүүрүүд нь аюулгүй байдлын байгууллагуудын тогтоосон стандарт шалгуурыг бүгдийг нь давдаг тул компаниуд нууц мэдээллүүдээ тэр метал цацдаг хайрцагнуудад хадгалж болохыг мэддэг. Баримт бичгийн хадгалалтын эдгээр сайн түлхүүрүүдийг суурилуулах нь зүгээр л одоо байгаа зүйлсийг аюулгүй байлгахаас гадна компаниудыг дараа хэн нэгэн зөвшөөрөлгүй оролт хийх гэж байгаа тохиолдолд тулгарах асуудлуудаас сэргийлэхэд тусалдаг.
Нэгжийн түвшинд хамаарах шарах боксын нэмэлт үзүүлэлт
Төмөр байгууламж, хандахгүй байдлын зорилгоор бүтээгдсэн
Про грейдийн хаалт бүхий шаврүүд онцлог нь тэдгээрийг бүтэн бүүдийн чанарын гангаар хийснээр олон жил ашиглах боломжтой байдаг. Эдгээр шавруудыг зөвшөөрөлгүй орж болохгүйгээр төлөвлөсөн байдаг тул хүн хүнсгээ хадгалахад ашигладаг. Тэдгээрийн онцлог шинж чанарыг үзвэл, хүчээр нэвтэрч болохгүй хүчтэй харимхайн хавхлагуудыг харж болно. Эдгээр бүх онцлогууд нь хүчээр орж гэмт хэрэгтнүүдэд маш хүнд байдлаар саад болдог. Мэргэжлийн шалгалтаар илүү зузаан гангаар хийсэн шаврууд нь хулгайн оролдлого болон бусад довтолгоонд илүү сайн тэсвэрлэдэг нь батлагдсан байдаг. Иймээс аюулгүй байдалд онцгой анхаарал тавьдаг аж ахуйн нэгжүүд болон хувь хүмүүс ихэвчлэн хүчтэй гангаар хийгдсэн загваруудыг сонгодог.
Хавtgийн файл систем
Хайрцаг ба архивын шүүгээн доторх баримт бичиг, материалуудыг зохион байгуулах ур чадвар нь баримт бичгийг үр дүнтэй удирдахад ихээхэн нөлөө үзүүлдэг. Ихэнх орчин үеийн системүүд нь хэрэглэгчид өөрт хамгийн тохиромжтой хадгалах байрыг үүсгэх боломжийг олгох зорилгоор төрөл бүрийн хуваарь, огтлолын хувилбаруудтай байдаг. Баримт бичгүүдийг хурдан олоод авч болох боломжтой болгоход ажилчид нь хайж байгаа цагийг багасгаж, өдөр тутмын ажлыг илүү их хэмжээгээр хийх боломжтой болдог. Салбарын судалгаануудын дүгнэлтээр баримт бичгийг зохион байгуулж чаддаг компанийн ажлын бүх даалгаварууд нь хурдан гүйцэтгэгддэг бол ажилчид нь хайрцаг шүүгээн дотор нэг чухал баримтыг олох гэж хэмнэх цаг нь аймшигтай багасдаг.
Амьсгалтай байдалд хандах чадварын тодорхойлолтууд
Аюулгүй байдалд түүний галын эсэргүүцэх чадварын үнэлгээг мэдэх нь маш чухал юм. Учир нь эдгээр үнэлгээ нь аюулгүй байдал хэр зэрэг галын эсрэг тэсвэртэй байгааг харуулдаг. Underwriters Laboratories (UL) шиг байгууллагууд аюулгүй байдлыг шалгаж, сертификатжуулдаг тул хүмүүс тэдгээрийн бүтээгдэхүүн үнэндээ ажилладаг болохыг мэддэг. Хэрэв юм муудаж аварга амьдралд орж ирвэл тодорхой стандартыг хангасан галын эсэргүүцэх аюулгүй байдал нь бүхнийг өөрчилж чадна. Тоон мэдээлэл ч энэ ажээ. Олон судалгаа нь зохих хэмжээний үнэлгээтэй аюулгүй байдлууд нь дотоодын зүйлсийг тодорхой хугацааны турш хамгаалж байгааг харуулсан. Энэ нь баримт бичиг, бусад чухал зүйлс галд орж чадахгүйгээр хамгаалагдах боломжийг олгодог.
Өөрийн хэрэгтэй хадгалалтыг сонгох
Хуудасны тоог ба хэрэглээний дундаж тоог тодорхойлох
Зөв хадгалах сонголтоо сонгох нь батлан хамгаалах шаардлагатай бичиг баримтын тоог тодорхойлохоос эхэлдэг. Хичнээн хэмжээний материал хадгалах талаар тодорхой ойлголттой болох нь сонгосон хадгалалт одоо хүрэлцээтэй зайг хангах бөгөөд ирээдүйд өсөлттэй нийцэж ажиллах боломжийг олгодог. Хурдацтай өргөжин ажиллаж буй компанийн хувьд энэ нь маш чухал бөгөөд хэн ч хурдан дүүрдэг түгжээний амд үлдэхийг хүсдэггүй. Нөгөө нэгэн сонирхолтой зүйл бол тодорхой бичиг баримтыг хэрхэн ихээр ашиглах шаардлагатай байгаа юм. Зарим баримт бичгийг сард нэг удаа л ашиглах боломжтой байхад өдөр тутмын ашиглах шаардлагатай баримт бичгүүд байж болно. Иймд цөөн удаа ашигладаг файл болон өдөр тутмын шаардлагатай файлын ялгааг мэдэх нь өдөр тутмын ажилд зориулж хэвийн түгжээ эсвэл хялбархан хүрэх боломжтой илүү тохиромжтой хадгалалтыг сонгох боломжийг олгодог.
Агуулгын үнэт цэвэртэй холбоотой хамгааллын түвшин
Аюулгүй байдлын талаар бодоход юу орж байгааг тодорхойлох нь аюулгүй байдалд ямар түвшинд анхаарах хэрэгтэйг шийдэхэд маш чухал юм. Муу тодорхойлсон баримт бичгүүдийг хулгайдахаас болон гэмтээхээс хамгаалахын тулд илүү баталтай түгжилт болон дэмжлэг хэрэгтэй. Аюулгүй байдлын талаар мэдлэгтэй хүмүүс хамгийн чухал файлууд алга болвол юу болохыг бодох хэрэгтэйг хэлнэ. Магадгүй даатгалын компанид бүртгэлтэй юм уу, өрхийн үнэт зүйлс байх? Тэд юу ч байсан тэдгээрийг агуулж байгаа сав баглаа боодлын бодит аюулгүй байдлын онцлог нь алга болоход хэр чухал байж болохыг харгалзан тохируулах ёстой. Ингэснээр юу ч гэсэн юм хохирогдохгүй бөгөөд бүх зүйлс өөрийн байрандаа байх болно.
Хөдөлгөөнтой цонхуудын тусламжтайгаар зайг оптимизаци хийх
Орчин үеийн оффисын орчинд зайг үр ашигтай ашиглах нь маш чухал болжээ. Мөнхөд хөдөлгөөнт шаврыг ашиглан байгууллагууд нэг метр квадрат талбайг ашигтай ашиглаж байна. Эдгээр хадгалах төхөөрөмжүүдийн онцлог нь амархан шилжүүлэх боломжийг олгодог тул төслүүд болон багийн хэмжээнд тохируулан ажлын орчинг дахин байршуулж болдог. Хурал болон тоног төхөөрөмжинд нэмэлт зай шаардлагатай бол эдгээр хөдөлгөөнт шаврыг хурдан шилжүүлэн зөөж болно. Сүүлийн үеийн худалдааны тоног төхөөрөмжийн мэргэжилтнүүдийн зах зээлийн шинжилгээгээр хөдөлгөөнт файлын системд хөрөнгө оруулсан байгууллагууд нь ажлын урсгалыг сайжруулж, ажилчдын хангалттай түвшинг нэмэгдүүлдэг. Мөн оффисын шинэ орон зайг байгуулах эсвэл дахин засварлах үед олон тооны цэгийн менежерууд нь хөдөлгөөнт хадгалалтыг заавал байх ёстой шинж чанар гэж үздэг.
Тодорхой бичиг баримтын хадгалалтай ажиллах зөв зүйлс
Эрхтэй орчин үеийн нөөцийн байдал хадгалах
Хэдэн жил баримт бичгийг хадгалахын тулд тэдгээрийг хайранд хийчихнээс илүү зүйл хэрэгтэй. Орчны хүчин зүйлс чухал бөгөөд тухайлбал, чийглэгийг хянах нь цаасыг шүлсэлтгүй болгоход, тавилгаа арилгахад тусална. Энгийн хаалгаас илүү температурын хэлбэлзэл, чийглэгийн өөрчлөлтийг тэвчих чадвартай тусгай санд нэгэнт тодорхой хэмжээний баримт бичгийг хадгалахад илүү сайн үр дүн өгсөн байдаг. Мэдээжийн хэрэг, олон жилийн туршлагаас харахад орчны нөхцөлийг тогтвортой байлгах нь баримт бичгийн хадгалалтын хугацааг хоёр дахин нэмэгдүүлдэг байна. Түүхэн архивуудын хувьд хадгалалтын технологийн бага ч сайжруулалт нь соёлын өвийг хадгалахад томоохон нөлөө үзүүлсэн нь батлагдсан байдаг.
Хандах эрхийн протоколуудыг бичих
Сайн нэвтрэлтийн хяналтын протокол нь бичиг баримтын аюулгүй байдлын үндэс болдог. Компаниуд хэн юуг үзэхийг нь хязгаарлах замаар чухал мэдээллээ буруу гарын авилгаас хамгаалдаг. Олон байгууллага нь ажлын үүргийн дагуу нэвтрэх эрхийн өөр өөр түвшин байгуулж, тэдгээрийг хэд хэдэн тасаг, багийн дагуу нэмэлт хамгаалалттай болгодог. Энэ арга нь мэдээллийг аюулгүй байлгахаас гадна бизнесийг явуулах үед тулгардаг зөрчихгүй байх шаардлагыг ч биелүүлдэг. Сайн бүтээгдсэн систем нь нууц мэдээллийг зохих газар байлгах бөгөөд зөвшөөрөлгүйгээр юм хувирахыг саатуулдаг. Тохиромжтой нэвтрэлтийн хяналтын системд хөрөнгө оруулдаг компанийн хувьд зөвхөн шаардлагыг л биелүүлэхгүй, харин хууль бус нэвтрэх эсвэл мэдээлэл алдах магадлалыг багасгадаг.
Сэфүүдийн үргэлжлэх хэрэгслийн шалгах
Аюулгүй байдлын шан хайрцагуудыг сайн ажиллах байдалд байлгахын тулд тодорхой хугацаанд нь үзлэг хийх шаардлагатай байдаг. Эдгээр үзлэгүүдийг хийхдээ түгээд цацах төхөөрөмжүүдийг шалгаж, тэдгээрийн шүүгэвчийн бат бөх байдлыг шалгаж, аюулгүй байдлыг нь алдагдуулж болзошгүй юмнууд элэгдэж байгаа эсэхийг ерөнхийд нь баталгаажуулах нь чухал юм. Олон мэргэжилтнүүд эд хөрөнгийг хамгаалах ерөнхий төлөвлөгөөний нэгэн хэсэг болгон энэ процессыг улирал бүр хийхийг зөвлөж байдаг. Бага асуудлуудыг цаг тухайд нь илрүүлэх нь дараа нь томоохон асуудал үүсэхээс сэргийлэх боломжийг олгодог. Засвар үйлчилгээний хөтөлбөртөө байнга дагаж мөрддөг байгууллагууд нь ихэвчлэн баримт бичгүүдийг хадгалах явцад ямар нэгэн асуудалгүйгээр удаан хугацаа ашиглах боломжтой байдаг бөгөөд энэ нь нууц мэдээлэл дамжих эсвэл алдагдах үед үүсэх зардлуудаас сэргийлж хэмнэлт хийх боломжийг олгодог.