Skrárskáp: Haldið konturinn auðveldan

Þægileikar á að nota skrársafn fyrir röðun á skrifstofum

Trygg geymslu lausnir fyrir skjöl

Skjalaskapar geyma viðkvæmar skjöl á öruggan hátt og koma í veg fyrir að óheimildir aðilar fái aðgang að mikilvægum hlutum. Flerir skjölunaskapir af góðri gæði eru búsettir með læsnum í dag og almennt nauðsynlegur hluti ef fyrirtæki ætla að standa sig innan vafraæðisreglna, eins og GDPR. Rannsóknir hafa sýnt á nýju leit að hæfileg skipulagður vinnustaður hefur áhrif á vinnuefni. Í einni rannsókn fannst að starfsmenn eyða um 30 prósent minna tíma í að leita að skjölum sem hafa farið á vill ef allt er rétt geymt í skapum fremur en dreift um skrifborð eða falið undir hópa annars stafróms.

Aukun á rýmisnotkun með járnskyffum

Stálgeymsluskápar henta sér vel þegar reynt er að nýta takmörkuða skrifstofuflatarmál á bestan hátt, þar sem þeir nýta lóðréttan pláss. Möguleikinn á að hlaupa þessi búnaðarhluti þýðir að skrifstofur geta sérsníðað geymslulaganna eftir því hvernig herbergið er í rauninni, sem er sérstaklega gagnlegt í föstum hólfum þar sem sérhver þumra telur. Þegar starfsmenn þurfa ekki að berjast um skrifborðspláss eða grafa í ruglingskörfum heila daginn, heldur hægt að hafa hægari mótt og verkefni verða fljóttari að klára. Þess vegna er val á réttum skjalasafnarkerfi ekki bara mál um skipulag, það hefur raunverulegan áhrif á hvernig fólk prestar í starfum sínum.

Haldri járnskyfa

Stálsskáp eru þekktir fyrir að haldast áfram ef þeir eru rétt umhugaðir. Flestar tegundir eru notuð í um það bil 20 ár áður en þarf er á að skipta út, sem er afar áhrifarýkt samanborið við aðrar efni. Hverju skyldu þessir skáp eru svo sterkir? Þeir hafa stöðugan stálramma sem heldur á móti daglegum árekstrum og skrufjum sem myndu eyðileggja ódýrari valkosti. Fyrir fyrirtæki sem horfa til langtíma geymsluþarfa þýðir þetta færri skipti á skápum á yfirráðandi tíma. Framleiðendur styðja þetta einnig með því að bjóða lengri ábyrgðaráðir, vegna þess að þeir vita að vörur þeirra muni standa undir tímaflæðum. Niðurstaðan er einföld útreikningur: þó að upphafleg kostnaðurinn geti verið hærri en við notkun kuns efni eða við, þá spara stálsskápum peninga á langan tíma, þar sem skrifstofur þurfa ekki stöðugt að skipta út skemmdum geymslueiningum.

Að velja rétt veiðaskýfi

Lóðrétt kontra hliðar skápakerfisstillingar

Valið á milli lóðréttum og láréttum skjalaskápum skiptir miklu máli ef við viljum að skrifstofurnar okkar gangi smæðugt. Lóðréttar eru best þar sem ekki er mikið af gólfapláss þar sem þær taka minna pláss allsamt. Þetta eru góð valkostur þegar fermetrar eru takmarkaðir, þó láréttar skúffur leyfi fólk að ná í skjöl mikið hraðar, svo þær virðast almennt henta betur í þær stóru opnu skrifstofur sem við sjáum allsstaðar í dag. Sumar rannsóknir hafa sýnt að réttur val á þessu geti jafnvel gert starfsmenn 15% meira framleiðandi. Að finna rétta jafnvægið á milli hversu mikið pláss hlutirnir taka upp og hversu auðvelt er að finna það sem þarf að finna gerir allan muninn í að halda skrifstofu skipulagðri án þess að hneigja alla í hugarhaldsheimt.

Forsendur ferilegra skráarskápa

Hreyfifærar skjalasafnskörfur bæta raunverulega við þróun á skrifstofurýmin, þar sem þær gera það auðvelt að færa hluti þegar þarf á að vera. Með hjólum festum hliðra þessar skápur beint yfir gólf á vinnustaðinn og þar sem þeir eru mest þörf, svo fólk geti náð í það sem þeir þurfa án mikilla áskilnaðar. Nýleg könnun sýndi að sjö af hverjum tíu starfsmönnum í skrifstofum hefur raunverulega yfirheit fyrir hreyfifæri í geymslulausnum sínum, vegna þess að það gerir daglegt líf auðveldara. Slíkt ábendingarvinni sýnir að það er ákveðin markaðsþörf fyrir skjalasafnskerfi sem takast ekki við fólk. Fyrir nútímaskrifstofur sem vilja halda sér snjallar og hreyfanlegar er mikil ávinning í því að investera í hreyfanlega geymsluuppsetningu, þar sem hún bætir raunverulega við vinnuskiptingu og skipulag.

Efni athugasemdir: Metall kontra samskeytt

Þegar fyrirtæki verða að velja á milli skrifstofuhylsa í járni og samsetningarefni, þá finna þau sjálf oftar en ekki fast í valinu milli þess að eiga eitthvað sem varar ávallt og þess að líta vel út í skrifstofuumhverfinu. Hylsar í járni eru án efa betri þegar kemur að þol og eldvarnir, sem er mjög mikilvægt ef skjölunum inni er með viðkvæmar upplýsingar. Þessir járnkassar geta tekið mikla meiðsli án þess að sýna skemmdir. Samsetningarefni eru hins vegar léttari, svo þeir líta betur út í skrifstofum þar sem stíll telur meira en grimmur styrkur. Að velja réttan efni fer mjög eftir því hvaða tegund skjóla þarf að geyma og hversu alvarlega fyrirtækið vill líta út. Sum skrifstofur velja járn því þeir vilja einfaldlega fá friðsætti með því að vita að ekkert muni gerast skjölunum í neyðarafstæðum.

Hagstofun á notkun af metal-skráarskrám

Tækifærað greiningarkerfi

Kerfi sem flokkar skjöl á gott hátt gerir allan mun þegar skjöl eru með í metall-skápum. Að raða skjölum eftir nöfnum viðskiptavina, tegundum verkefna eða dagskrá getur mikið minnkað tímann sem fólk eyðir í að leita að hlutum. Flestur opinberur og fyrirtæki finna það að skoða skjalasafnið sitt einu sinni á þremur mánuðum kemur í veg fyrir að skúffur verði of fullar og gæti haldið hlutunum í gangi á skilvirkan hátt. Sérfræðingar í bransjanum mæla yfirleitt með því að skoða þessi flokkunarkerfi tvisvar á ári til að halda hlutunum í góðu gangi. Þegar fyrirtæki eyða tíma því að yfirfara það sem þau hafa skapað, geta þau betur takast á við ný skjöl og hagnast við breytingar á atvinnuverkefnum. Niðurstaðan? Minna tími eyðaður í að leita í skjölum á áhlaðnum dögum og skilvirkari nýting á skrifstofurýminum yfir almennt.

Merkjarakerfi fyrir hratt aðgang

Góð merkingarkerfi minnka þann þrýsting sem kemur upp við að leita í hópum af skjölum. Litamerking virkar undur fyrir að sjá hvað þarf að taka upp á augnabragði, sem gerir mikilvæg skjöl auðveldari að ná í þegar þau eru þörf. Bestu merkin eru einföld og fylgja sömu reglum í öllum skjölunum svo fólk veiti nákvæmlega hvar það á að leita. Rannsóknir sýna að rétt merking getur lækkað leitartíma um allt að 20 prósent, eftir því hversu skipulagt er áður. Ekki síst af því að kerfið lítur fínt út, heldur spara skrifað merking hægt tíma og penga yfir langan tíma og heldur skjalakerfinu í gangi í stað þess að verða í vegi fyrir daglegt starfsemi.

Bestu aðferðir fyrir vefjarstæðu dreifingu

Það er mikilvægt fyrir bæði öryggi og lengri notkunarmöguleika að rétta vægi sé í réttri skápraskápur. Jafnaðu vægið jafnt á öll skufurnar til að koma í veg fyrir að skápinn fari að halla og slitist áður en á reiði er. Hafðu þá möppur sem oftast eru dregnar upp í efstu skufunum dað minnkar belgjuþrýsting við að ná og auðveldar að finna hluti fljótt. Sérfræðingar í vinnuumferð mæla með því að halda innihaldi skufna á skynsamlegum stigi til að koma í veg fyrir meiðsli við að lyfta erfi. Með því að fylgja slíkum ráðum er haldið í skipulagða og örugga vinnusviði og tryggt að rétta skápurar geti sinnt starfsskyldum án vandræða í mörg ár fram í frjá.

Vatnskyndarmiðlar fyrir langvarandi skrár

Hæfilegt þynging metallaraðra

Það hjálpar til við að varna rýrust myndast og geyma skrifstofuskrínin í góðu útliti þegar járnflötum er haldið hreinum. Þegar kemur að reglulegri viðgerð er best að nota hreinigönguvörur sem ekki eyða yfirborðinu á langan hátt. Til venjulegs hreiningar er mikið betra að nota mikrofíberdokka heldur en bræðublaði sem gæti ruddað yfirborðinu. Þessar dokkur eru afar skilvirkar í að fleyta af smári án þess að eyða eftir ull eða afköst. Í raun má segja að það nái mjög langt til að taka nokkrar mínútur á viku til að hreinsa skrínin fljótt. Við höfum séð að skrifstofur sem fylgja þessu reglulega geta lengt líftíma járnagerða sínna í tvennt á móti þeim sem hunsa það alveg. Þessi líftímalenging gerir allan vinnubótinn fullkomlega vert þegar það kemur að kostnaði við að skipta út þeim á framtíðinni.

Smjörun á skuffaforritun

Venjuleg smyrsla á skúfustæðum hjálpar til við að halda skjalaskápum í háskólastofum í gangi án áreynslu. Silikonsprey verkar best fyrir þessa verkefni þar sem hún minnkar froða á milli hreyfifæra en jafnframt kunnuglega mengun sem gæti valdið vandræðum síðar. Rannsóknir sýna að þegar fólk tekur sér tíma til að velja við þessar skúfur, þá eru þær yfirleitt í notkun í um 30% lengri tíma en óvartar. Og skoðum það, enginn vill að mikilvæg skjöl verði fast í skápanum vegna þess að einhver gleymdi grunnviðgerð. Smá athygli fer langt í að lengja notkunartíma þeirra á mótorum sem við allir treystum á dag daginn.

Að ræða lægri úrskurðir fljótlega

Það að taka vörð um litla viðgerðir áður en þær verða stórar vandræði spara peninga á langan tíma og heldur kostnaðsmiklum skiptum í burtu. Með því að skoða búnað reglulega er hægt að greina vandamöpp áður en þau verða að erfiðleikum, svo hreyfifærar skjalasafni haldist í mörg ár í stað þess að missa af á óvart. Samkvæmt viðhaldsskyrslum frá ýmsum framleiðendum af skrifstofubúnaði, þá geta fyrirtæki sem fylgja reglulegu viðhaldsskipulagi oft minkað skiptikostnað um allt að 25 prósent í samanburði við þá sem bíða þar til eitthvað bristur. Með því að vera á ferðinni með slíkar viðhaldsaðgerðir minnkar truflanir á daglegum starfsemi og lengst líftími skrifstofumöblum. Mörg stjórnendur á skjólum tilkynna sérstakan mun í hversu lengi búnaðurinn varar þegar einfaldar mánaðarlegar skoðanir verða að hluti af venjulegum starfsmynstri.

Framtíðarþegarir í rýmdagerð fyrir starfssvæði

Hugbúnaður fyrir læsingu

Tæknin hefur leitt til þess að rými til geymslu í skrifstofum séu með ræðum læsum sem veita betri vernd en samtidig gera lífið auðveldara fyrir starfsmenn. Þessir nýjungarlæsir virka vel með núverandi aðgangsstýringarkerfi í fyrirtækjum og þannig eru mikilvægar skjöl á öruggum grundvelli fyrir tæknilegum öryggisfærum. Margar skrifstofur hafa byrjað að leggja meira áherslu á öryggi í daglegu starfi sínu. Sumar greinar frá iðnaðinum sýna að um þriðjung af nýjum skjölvasöfnum gætu komið með ræða tæki innbyggð á næstu árum. Þó svo þetta hljóti vel, muntu ekki öll fyrirtæki taka þátt í þessu strax vegna kostnaðar og samhæfni við eldri búnað.

Byggð Skráarskráakerfi

Stofnanir eru að sjá mikla breytingu þank sökum hliðstæðra skápakerfa sem bjóða eitthvað sem hefðbundin mælun getur ekki leikið upp við þegar kemur að sveigjanleika. Fyrirtæki elska þessi geymslulausnir vegna þess að þær er hægt að raða um og stilla á nýtt hvenær sem breytingar á viðskiptavandanum koma upp. Hugsaðu um upphafsverkefni sem vaxa hratt eða stórfyrirtæki sem þurfa að umbæta deildir fljótt án þess að eyða miklu fé á nýja mælun. Samkvæmt markaðsrannsóknum sem fylgjast með þessu sviði hefur umsögn um hliðstæð hönnun hækkað um það bil 40% á undanförnum árum. Það sem við sýnist að sjá hér er grunnbreyting í hugsun um vinnustað. Í stað þess að halda á staðnum skipulagningu eru nútímastofnanir núna með mælun sem hægt er að laga eftir breytist vinnuferlum. Þetta þýðir að fyrirtækjum eykur minna tíma á að ræða um geymslu og fleiri tíma á að einbeita sér við það sem raunverulega skiptir máli fyrir ánægju starfsmanna og afnæmi liðs.

Vistvænir framleiðsluhættir

Græn framleiðsluaðferðir eru byrjaðar að birtast oftar þegar framleiðsla á súluskápum sem við þurfum allir í skrifstofum fer fram. Þar sem fólk vill eitthvað grænara í dag og allt að 60 prósent kynna til að vinna fyrir neistu við sjálfbærar framleiðslu hefur byrjað að breyta hvernig skrifstofumöblum er seld. Þetta er ekki undarlegt miðað við mikið affall sem hefðbundin framleiðsla býr til. Sérfræðingar í branskanum telja að þessi græna áhersla gæti tvöfaldast á næstu tíu árum og breytt því hvernig skrifstofumöblum er seld, þar sem bæði fyrirtæki og kaupendur leggja meira áherslu á að vera umhverfisvæn. Fyrirtæki sem fara yfir í þessar grænari aðferðir hjálpa til við að vernda okkar heimilið án þess að fá nein eftirheit í gæðum og eru í raun bara að fylgja því sem viðskiptavinirnir vilja í dag.